SaaS project management software

Одним из главных компонентов успешного завершения любого проекта в срок и в рамках запланированного бюджета является хороший проектный менеджмент, который в свою очередь должен поддерживаться эффективными методологическими и программными инструментами.

Растущее количество стартапов и новых проектов в больших компаниях, равно как и неослабевающий интерес к различным методологиям управления проектами создают большой спрос на программные решения для автоматизации процессов проектного менеджмента. И хотя на рынке уже есть очень крупные игроки, рост популярности облачных решений открыл много новых возможностей для продуктов меньшего масштаба, с более "легким" интерфейсом, сфокусированным набором функций и лучшей ценовой политикой. Строить облачные решения в современном мире ИТ не так уж сложно, хотя бизнес-инструменты, поставляемые по модели SaaS, требуют определенного опыта и усилий при создании необходимого уровня надежности и качества. Самым простым рецептом успеха является использование лучших практик и шаблонов проектирования, привлечение самых современных технологий и опытных разработчиков.

Подходящий опыт команды - это только половина успеха. Еще одну важную часть составляет правильный подход. В компании Apriorit наши команды аккумулируют значительный опыт построения облачных решений, в том числе программных инструментов автоматизации процессов проектного менеджмента, и мы решили поделиться некоторыми полезными, на наш взгляд, деталями и идеями с тем, чтобы помочь вам сформировать правильный подход к созданию собственного облачного решения в сегменте программ для управления проектами.

Ключевые компоненты хорошей системы управления проектами

Для начала давайте определим, что такое система управления проектами. Итак, система управления проектами - это программное решение, предназначенное помогать на каждом этапе управления проектом, начиная со стартовых шагов планирования и вплоть то итоговой поставки результатов. Разные системы предоставляют разные наборы функций и имеют разные уровни сложности.

Современное ПО для проектного менеджмента должно предоставлять возможность планировать загрузку по заданиям, управлять рисками, отслеживать проблемы и неисправности, отслеживать различную статистику, и многое другое. Но вне зависимости от включенных функций мы можем выделить четыре главных концепта, которые определяют успешную систему управления проектами. Такая система должна быть:

• Социальной - современные проекты часто включают распределенные команды, и программное решения для проектного менеджмента должно предоставлять таким командам возможность эффективно коммуницировать и совместно работать над задачами. Отличным примером интеграции социальных функций является система Wrike, которая предлагает простой способ получать новости и обновления от участников команды, обмениваться сообщениями, совместно работать над задачами и делиться информацией о проекте.
  
• Мобильной - мобильная интеграция - это важный элемент современных бизнес-решений. От хорошего решение для проектного менеджмента ожидают беспроблемной работы на мобильных устройствах с надлежащей производительностью и удобным интерфейсом. Отличным примером мобильной интеграции является решение Project Insight, которое создано с использованием HTML5 и предоставляет возможность работы как на мобильных устройствах, так и на десктопе.
  
• Простой - пользователи ожидают получить простой и интуитивный интерфейс, на изучение которого не уйдет много времени. Хорошими примерами такого простого и понятного пользовательского интерфейса могут служить решения Pie и Tenrox.
  
• Мощной - когда речь идет об инструменте для проектного менеджмента, пользователь рассчитывает на богатый набор функций, позволяющий управлять расписаниями, оценивать время, управлять ресурсами, отслеживать проблемные ситуации и так далее. Кроме того, система должна предоставлять простой доступ к любой информации о проекте, проводить сравнительный анализ и другую аналитику. Microsoft Project является одним из самых популярных и самых ярких в этом аспекте решением. В него заложен мощный инструментарий бюджетирования, наглядные и удобные диаграммы Гантта, отличные инструменты для работы с расписаниями и много других функций для анализа и управления проектами.
  

Сочетая описанные выше элементы, система будет способна вмешаться в конкурентную борьбу на рынке программных продуктов для управления проектами.

Модель SaaS или классическая модель ПО

ПО для управления проектами имело широкое распространение и до роста популярности облачных технологий. Многие компании до сих пор используют и разрабатывают решения для проектного менеджмента в рамках классической on premise модели поставки. Тем не менее, с приходом облаков, многие переключились на SaaS модель, и непосредственно рынок разнообразных облачных решений для управления проектами демонстрирует рост.

SaaS модель предлагает ряд особых преимуществ:

• Цена. SaaS системы гораздо дешевле и обычно предлагают гибкую ценовую политику, которая подходит компаниям любого размера.
  
• Быстрое внедрение и простая поддержка. Облачные решения гораздо быстрее и проще в развертывании, при этом предоставляя автоматические обновления и патчи, тем самым сокращая ресурсы клиента, которые уходят на содержание такого решения.
  
• Взаимодействие. SaaS системы предлагают большие возможности для построения социальных функций, позволяя всей команде взаимодействовать и свободно обмениваться проектной информацией в режиме реального времени.
  
• Поддержка мобильных устройств. SaaS решения позволяют клиентам работать когда и как им удобно, получая доступ к системе с любого устройства.
  

В то время как SaaS системы предлагаю все вышеупомянутое, классическое ПО как правило выигрывает в аспектах доступности (availability) и безопасности. С классическим решением все данные всегда под контролем предприятия и не покидают его периметра, они всегда доступны, а уровень безопасности определяется исключительно внутренними политиками предприятия. Тем не менее, облачные решения в последнее время достигли значительного прогресса в этих областях, предоставляя отказоустойчивые системы с достаточным уровнем защиты.

Очевидные преимущества современных облачных решений сделали их гораздо более привлекательными в глазах как пользователей, так и разработчиков. Даже компания Microsoft теперь предлагает SaaS версию своего популярного продукта для управления проектами Microsoft Project как часть своей инициативы Office 365. По нашему мнению, когда вы выбираете модель поставки для своего решения проектного менеджмента, "облачный" вариант очевидно лучше.

Базовые строительные блоки системы управления проектами

Построить многофункциональное решение для проектного менеджмента, да еще и в облаке, может быть непростой, комплексной задачей. Для упрощения, давайте разобьем его на части и рассмотрим вкратце каждую из них:

Архитектура. Первая вещь, которую вам нужно будет сделать, это заложить правильный фундамент - разработать архитектуру своего решения и выбрать стек технологий, который будет использован. Эти решения будут сильно зависеть от вашего видения решения, его рынка, назначения и перспектив. Но в целом, вам нужно будет задуматься о расширяемости и масштабируемости решения, простоте добавления новых функций и концепций, описанных выше.

Инфраструктура. Для реализации облачной модели поставки SaaS, вам нужно будет составить список нефункциональных требований, в первую очередь определиться с инфраструктурой для вашего решения. С хорошими ценами и большим количеством предложений на рынке, обычно обращаются к внешнему IaaS провайдеру, такому как Amazon или Microsoft Azure, что в большинстве случаев выгоднее, чем строить собственный дата центр. Выбирая, нужно будет оценить различные предложения и отобрать те, что больше всего подходят с технической и финансовой точки зрения.

Безопасность. При создании SaaS решения, безопасность должная быть одним из главнейших вопросов. Это подразумевает помимо прочего шифрование каналов данных между клиентами и серверами и организацию защищенного хранения данных. Продукты для управления проектами оперируют конфиденциальными данными, которые в случае утечки либо повреждения могут привести к значительному ущербу для бизнеса клиента, и в свою очередь, для вашего бизнеса. Еще одним важным аспектом безопасности является грамотное построение надежной системы аутентификации пользователей. Сейчас существует много различных подходов к этому вопросу, например, двухфакторная аутентификация через смартфон. В зависимости от целевой аудитории решения, вы можете выбрать и более сложные методы.

Мобильная совместимость. С растущей тенденцией использовать смартфоны и планшеты при работе с бизнес-задачами, пользователи ожидают беспроблемной совместимости вашего решения с любыми их устройствами. Важно начинать думать о мобильных версиях на ранних этапах разработки и выбирать технологическую базу для решения соответственно.

Интеграция. Пользователи ожидают интеграцию решения с широким количеством популярных сервисов и готовых решений, позволяющих делиться информацией, общаться и совместно работать над проектом. В зависимости от специфики проекта, это может быть простая интеграция с емейл клиентами и календарями или же сложные взаимодействия с чатами, CRM или ERP системами, платформами для видеоконференций и так далее. Помимо этого, стоит предусмотреть инструмент миграции, чтобы позволить вашим пользователям удобно перенести данные из конкурирующих решений в ваше.

Настройка. Широкий спектр функций вашей системы управления проектами должен быть поддержан опциями детальной настройки. Пользователи должны иметь возможность настроить панели представления информации о проекте, формируемые отчеты, расположение элементов интерфейса. Другими словами, они должны иметь возможность персонализировать свое взаимодействие с системой. Широкие возможности настройки - ожидаемая функция современных бизнес-систем, и это должно учитываться при проектировании интерфейса решения.

Внешний вид. Современный вид и интуитивный пользовательский интерфейс могут стать важным компонентом популярности вашего решения. Существует множество вариантов отображения для пользователя потока работ по проекту, и секрет здесь в том, чтобы найти баланс между простотой восприятия и использования и отображения максимального объема необходимых деталей. Уровень сложности пользовательского интерфейса будет зависеть от целевой аудитории пользователей вашего решения, но помните, что компании будут гораздо меньше хотеть мигрировать на ваше решение, если это потребует нескольких месяцев обучения использованию.

Функции, которые стоит включить

Набор функций - это последний и, пожалуй, самый важный блок, необходимый для построения SaaS решения для управления проектами. Окончательный набор будет зависеть от специфики вашей бизнес-идеи и планов развития продукта, но вот список самых общих групп инструментов, которые ожидают увидеть пользователи:

Оценка и отслеживание времени -  это самая базовая функциональность, позволяющая пользователям планировать потоки работ, загрузку отдельных исполнителей, управлять расписаниями, составлять и управлять оценками времени и следить за тем, что работы в целом по проекту двигаются в рамках плана и результаты будут доставлены вовремя.

Бюджетирование - эта функция позволяет оценить затраты на проект. Он должна включать возможность управлять оценками времени и затрат, поддерживать различные валюты и просто пересчитывать стоимости проекта и его частей при смене оценок и других условий.

Формирование счетов - ПО для проектного менеджмента может использоваться для упрощения и автоматизации оплаты работ и сервисов, например, для аутсорсинговой команды.
 
Анализ рисков - эта функция призвана помочь оценивать потенциальные риски, например, задержки очередной поставки промежуточных результатов, и разрабатывать стратегии и меры по минимизации этих рисков и ответные мерах в случае их реализации.

Управление требованиями - эта функция позволяет сохранять требования в определенном формате, проводить их анализ и приоритизацию, отслеживать и сообщать команде об изменениях.
Отслеживание проблемных ситуаций - вы можете дать возможность участникам проекта документировать проблемы и неисправности, назначать им приоритеты и отслеживать их исправление.

Диаграммы Гантта - это очень эффективный метод представления работ в проекте, дающий обзор всех запланированных активностей, их продолжительности и последовательности, а также некоторых других деталей. Этот инструмент традиционно используется для эффективного планирования и составления расписаний. Это очень популярный инструмент, и если только вы не используете какой-то совершенно новаторский способ представления проекта, вам лучше добавить эту функцию в свое решение.

Вы можете наращивать функциональность на базе всех упомянутых инструментов или же сфокусироваться на чем-то одном и сделать это наилучшим способом. Каждая стратегия имеет право на жизнь, и в конечном итоге успех будет зависеть от полноты вашего видения решения и опыта вашей команды разработчиков.

Заключение

Создание SaaS решения для проектного менеджмента может быть довольно непростым. В этой статье мы постарались дать вам несколько советов и идей о том, как разрабатывать такой продукт и на что обратить внимание, а также привели примеры нескольких удачных решений. Надеемся, что приведенные в этой статье идеи помогут вам на вашем пути к успешному продукту.